تا اینجا به موضوعاتی مانند درک مفاهیم پایه در مذاکره و مذاکرات تجاری، پرورش نگرش و مدل ذهنی مناسب برای مذاکره تجاری، نگاه به مذاکره تجاری به عنوان یک بازی و تلاش برای توسعه آگاهی تجاری، شناخت انواع مذاکره، شناخت فرایند مذاکره، زمان شناسی، هوش سیاسی، آماده سازی، انگیزه شناسی، کار تیمی، شخصیت شناسی و رفتارشناسی اشاره کرده‌ایم.
در این درس، ادامه نقشه راه تبدیل شدن به یک مذاکره کننده حرفه‌ای برای مذاکرات تجاری را مرور می‌کنیم.
آشنایی با کاربرد هوش هیجانی در مذاکره
هوش هیجانی طی دو دهه‌ی گذشته به یکی از بحث‌های مهم در فضای مدیریت و کسب و کار تبدیل شده است.
با وجود همه‌ی تنوعی که در تعریف هوش هیجانی وجود دارد، یک مسئله را می‌توان با اطمینان خاطر نسبتاً بالا مطرح کرد:
عصاره مفهوم هوش هیجانی این است که بر خلاف تصوری که گاهی بر ذهن ما حاکم می شود ، چه در زندگی، چه در اقتصاد ، چه در مذاکره و ارتباطات ،انسان ها یک ماشین مکانیکی منطقی نیستند که همه چیز را با معادله و ضرب و تقسیم حل کنند انسان ها هیجانات و احساسات و عواطف خود را در تصمیم ها و تحلیل هایشان دخالت می دهند.
این هم شامل خود ماست و هم طرف های مقابل ما.
بنابر این هرچه در شناخت عواطف و احساسات و تاثیر آنها بر رفتار و ادراک موفق تر باشیم ، می توانیم در ارتباطات و مذاکره و زندگی خود موفق تر باشیم.
اداره کردن جلسات
اگرچه امروزه بخش زیادی از مذاکره های تجاری به صورت غیرحضوری از طریق تلفن و ایمیل و سایر ابزارهای مشابه برگزار و مدیریت می‌شود، اما هنوز هم سهم مذاکره های حضوری و جلسات فیزیکی مذاکره کم نیست.
حتی مذاکره با ابزارهای دیجیتال هم، در خیلی از حوزه‌ها، شباهت‌های زیادی به مذاکره های رو در رو دارد و می‌توان اصول و مبانی مورد استفاده در جلسات فیزیکی را در آنها هم مورد استفاده قرار داد.
مهارت اداره کردن جلسه از جمله مهارتهایی است که بدون تسلط بر آن، نمی‌توانیم خودمان را یک مذاکره کننده حرفه ای (خصوصاً در مذاکرات تجاری) بدانیم.
برخی از زیرمجموعه های مهارت اداره کردن جلسه به شرح زیر است:
تنظیم دستورجلسه مناسب برای مذاکره
لابی‌های قبل از جلسه!
شناخت ابزارهای مناسب برای افزایش اثربخشی و کارایی جلسات
معرفی افراد در جلسه و مشارکت دادن حاضران در بحث
مدیریت زمان در جلسه
مدیریت فضای جلسه
مدیریت مسیر گفتگوها و جلوگیری از به حاشیه رفتن جلسه
به حاشیه بردن جلسه (در صورت نیاز!)
تنظیم صورتجلسه نهایی مذاکره
مدیریت فضای جلسه مذاکره
آیا فضای جلسه مذاکره باید همیشه دوستانه باشد ؟
آیا ایجاد تنش و عصبی شدن و به بن بست رسیدن مذاکره خوب است؟
آیا مذاکره باید به طفین انرژی بدهد و طولانی شود؟
آیا فضای مذاکره باید خسته کننده باشد و طرفین برای جمع شدنش تلاش کنند؟
آیا مذاکره باید پر از شور و شوق باشد؟یا اینکه سر سنگین بودن و فضایی جدی و خشک مناسب تر است؟
مدیریت فضای احساسی جلسه ،شامل دو مهارت اصلی است:
اول اینکه تشخیص بدهیم چه جو و فشایی برای جلسه مناسب است.
دوم اینکه بتوانیم فضا را ب همان سمتی که مناسب می دانیم سوق دهیم .
شناخت و تحلیل مولفه های فرهنگی طرفهای مذاکره
قطعاً فرهنگ، پدیده‌ای بزرگتر و عمیق‌تر از آن است که بتوان آن را صرفاً در اصطلاحاتی کلی مانند با فرهنگ بودن و بی فرهنگ بودن خلاصه و بیان کرد.
انسان‌ها به واسطه‌ی شغل خود، تربیت خود، الگوهای ارزشی جامعه خود، باورهای خود، رفتارهای اطرافیان خود، پاداش‌ها و تنبیه‌های موجود در سازمان خود، ویژگی و عادت‌های مدیران خود، به تدریج به مجموعه‌ای از رفتارها می‌رسند که هویت مشترکی دارند و آن را در میان اطرافیان خود نیز تقویت و ترویج می‌کنند.
ناآشنایی با تفاوتهای فرهنگی یا بی‌توجهی به این تفاوت‌ها، می‌تواند بر سرنوشت مذاکره های تجاری تاثیر جدی بگذارد.
موارد زیر تنها چند مورد ساده از مصداق‌های اهمیت تفاوتهای فرهنگی در مذاکره تجاری هستند:
مذاکره واحد تدارکات با واحد مصرف کننده در یک سازمان بزرگ
مذاکره دفتر مرکزی با مدیران استان‌ها
مذاکره یک شرکت برای اخذ یا تمدید نمایندگی یک شرکت خارجی
مذاکره برای عقد یک قرارداد بین المللی (مثلاً #لیسانس یا #فرنچایز)
منبع:متمم